Prezado expositor,
O Manual do Expositor é parte integrante do contrato de patrocínio de participação no UTCAL SUMMIT 2026 a ser realizado entre os dias 17 e 20 de março de 2026, no Hotel Windsor Barra, Rio de Janeiro.
O Manual estabelece os direitos e descreve deveres e responsabilidades da organizadora, dos expositores, das montadoras e agências e dos prestadores de serviços contratados para o evento.
Também informa orientações técnicas e operacionais relativas e utilização do espaço na área de exposição aos períodos de montagem e desmontagem do estande (a quem se aplica), bem como normas para realização do evento que devem ser respeitadas pela empresa expositora e seus funcionários fixos e/ou temporários.
Seguindo as orientações deste Manual, seu trabalho será facilitado, contribuindo para que o evento seja um sucesso.
Não deixe de preencher os formulários anexos e enviar o projeto do estande até a data solicitada (quando aplicável).
Em caso de dúvidas, cujo conteúdo não tenha sido encontrado neste documento, solicitamos a gentileza de entrar em contato com a organização do evento pelo e-mail contato@utcal.com.br ou nos telefones +55 21 2147-0600 e +55 21 2147-0700.
Qualquer dano ocasionado ao hotel durante montagem ou desmontagem (incluindo transporte nas dependências do hotel) deverá ser ressarcido diretamente ao hotel. Caso o contrato de montagem do estande seja realizado com a montadora oficial a responsabilidade será da mesma.
| ATIVIDADE | DATA | HORÁRIO |
|---|---|---|
| Envio ao hotel de material do exterior para pasta ou exposição | a partir de 05 de março | 8 às 17h |
| Envio ao hotel de material saindo do Brasil para pasta ou exposição | a partir de 10 de março | 8 às 17h |
| Montagem estande | 16 e 17 de março | 8 às 17h |
| Montagem mesa área de exibição | 16 e 17 de março | 8 às 17h |
| Abertura da área de exposição | 18 de março | 14 h |
| Desmontagem do estande/mesa área de exibição | 20 de março | 13 às 17h |
| Entrega de arte em alta resolução para adesivar estande | Combinar com fornecedor | n/a |
2.1 ORGANIZADOR
Associação UTC América Latina
Endereço: Avenida Nossa Senhora de Copacabana, 928 – Cob.01
Cep: 22060-002 – Rio de Janeiro – RJ
Telefones: +55 21 2147-0600 | +55 21 97292-2300 
| +55 21 99273-9570
Contatos: Andréa/Marcio
E-mail: contato@utcal.com.br
Horário de atendimento: de segunda a sexta-feira, das 10h às 18h
Site: www.utcal.com.br
2.2 MONTADORA OFICIAL (indicado pela UTCAL)
A Dacta Stands, montadora oficial do evento, possui uma equipe especializada para lhe atender e desenvolver, bem como realizar melhorias nos projetos básicos apresentados adequando o stand locado às suas necessidades.
Razão Social: Dacta Stands
Telefone:+55 21 3734-9400 | +55 21 98662-2644
Contato: José Vicente ou Fernanda
E-mail: dactastands@gmail.com | josevicentenogueiravieira@gmail.com
Horário de atendimento: 8 às 17hs
2.3 APOIO ORGANIZACIONAL
2.3.1 Cerimonial
Razão Social: Juntos Produções & Eventos
Tel: +55 21 99112-3928 | +55 21 99851-9528
Contato: Michele Christinni ou Alessandra Rocha
E-mail: michele@juntoseventos.com.br e alessandra@juntoseventos.com.br
2.3.2 Midia social
Razão Social: Grupo Brasil
Tel: +55 21 97199-9206
Contato: Daniel Bergman
E-mail: daniel.bergman@grupobrasil.com.br
2.4 LOCAL DE REALIZAÇÃO
Nome do Local do Evento: Windsor Barra Hotel
Endereço: Av. Lucio Costa 2630, Barra da Tijuca
Cep: 22.620-220 Rio de Janeiro RJ
Contato: Nathalia Cabral
Telefones: +55 21 2195-5000 | +55 21 96610-1230
Informações e tarifas para reserva (sujeitas à disponibilidade): https://windsorhoteis.com/ev/grupo-utcal-summit-2026
2.4.1 ALIMENTOS E BEBIDAS
Todo e qualquer alimentos e bebida oferecido no estande deve ser contratado diretamente com o Hotel Windsor Barra, porém, caso queira levar algum alimento ou bebida o hotel deverá ser consultado previamente e o mesmo reserva-se o direito de cobrança de taxa de rolha por produto e por dia.
A UTCAL não tem responsabilidade sobre os alimentos ou bebidas oferecidas pela empresa patrocinadora nos espaços ocupados de nossa conferência que não tenha alinhado previamente com o hotel.
Carga e descarga dos materiais para o evento poderão ser realizadas através das docas do Centro de Convenções com acesso pela Rua Martinho de Mesquita s/n. Informamos que o acesso a área de docas é de 3,40m/Altura. O Hotel Windsor Barra não dispõe de pessoal e ou carrinho para transporte de material de qualquer porte, este deverá ser providenciado pelo expositor ou montador.
Carga e descarga de materiais ou equipamentos que podem causar barulho intenso serão limitadas até às 22h00 devido à Lei do Silêncio.
A montagem e arrumação do seu espaço: 16 e 17 de março – horário 8 às 17h
Desmontagem: 20 de março – horário 13 às 17h
Os materiais para a pasta do evento ou área de exposição (papéis, folders, brindes etc), a serem encaminhados para o UTCAL Summit 2026 aos cuidados do Hotel Windsor, deverão OBRIGATORIAMENTE estar identificados para onde se destinam (área de exposição ou pasta do evento) e deverão seguir os procedimentos contidos na CIRCULAR nº1.
- 1
Materiais dos patrocinadores do exterior, serão recebidos pelo hotel a partir do dia 05/03/2026
- 2
Materiais domésticos serão recebidos a partir do dia 10/03/2026
- 3
Materiais deverão ser etiquetados da seguinte forma:
Utilizar a seguinte etiqueta
Evento: UTCAL SUMMIT 2026
Local de Entrega: Windsor Barra Hotel
Rua Martinho Mesquita, 125 – Portaria de Serviço, Barra da Tijuca, RJ Cep: 22.620-220
Aos cuidados de Natália Cabral – Departamento Comercial de Eventos
Tel.: +55 21 2195-5000 e +55 21 96610-1230
Marcar a opção à qual se refere o material enviado:
□ PASTA DO EVENTO □ ÁREA DE EXPOSIÇÃO
Destinatário: Evento UTCAL Summit 2026
Local de Entrega: Windsor Barra Hotel
Rua Martinho Mesquita, 125 – Portaria de Serviço, Barra da Tijuca, RJ Cep: 22.620-220
Aos cuidados de Natália Cabral – Departamento Comercial de Eventos
Tel.: +55 21 2195-5000 e +55 21 96610-1230
A empresa patrocinadora que não for utilizar a montadora oficial do evento, deverá descartar, por conta própria, todo o lixo produzido por seu estande na montagem e desmontagem, cumprindo as regras determinadas pelo hotel Windsor Barra
Planta atualizada em 17/11/2025 – Sujeita à alterações.
5.1. OCUPAÇÃO DA ÁREA DE EXPOSIÇÃO
A UTCAL se reserva o direito de definir o posicionamento dos estandes, desde que respeitadas as dimensões e características estabelecidas em contrato, sempre em comum acordo com o expositor.
5.2. TRANSFERÊNCIA, CESSÃO, REPASSE OU SUBLOCAÇÃO
O espaço é destinado exclusivamente ao expositor e às suas marcas representadas, não sendo possível transferir, total ou parcialmente, quaisquer direitos ou responsabilidades assumidas em relação à UTCAL.
5.3. DEMONSTRAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES
Demonstração e distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos aos participantes deverão ser efetuadas, exclusivamente, nos estandes, reservando-se à UTCAL o direito de fazer cessar qualquer atividade, sempre que for julgada inadequada ou der causa à formação de tumulto.
Não são permitidas demonstrações que possam gerar situações de pânico, colocando em risco a segurança dos presentes no evento.
Todas as intervenções que emitam ruídos sonoros deverão ser aprovadas previamente pela UTCAL.
5.4. EMPRÉSTIMO DE MATERIAIS DIVERSOS
A UTCAL e a montadora oficial não fazem empréstimos de móveis e utensílios, bem como não disponibilizam espaços adicionais para montagem ou organização de brindes.
5.5. REDE ELÉTRICA
IMPORTANTE: VOLTAGEM DA ÁREA DE EXPOSIÇÃO SERÁ DE 220 VOLTS
A Dacta Stands, montadora oficial do evento, possui uma equipe especializada para lhe atender e desenvolver, bem como realizar melhorias nos projetos básicos apresentados adequando o stand locado às suas necessidades.
Empresa: DACTA STANDS
Rua Antônio do Carmo, 24 – Penha Circular
Cep: 22210-280 / Rio de Janeiro – RJ
Tel /WhatsApp: (21) 3734-9400 / (21) 98662-2644
Contatos: José Vicente ou Fernanda
E-mails: dactastands@gmail.com | josevicentenogueiravieira@gmail.com
Todas as informações sobre o estande correspondente à cota de patrocínio adquirida, contratação do serviço de montagem, customização etc., deverão ser tratadas diretamente com a nossa montadora oficial, Dacta Stands.
Caso o patrocinador opte por uma outra empresa de montagem, deverá obrigatoriamente seguir as mesmas dimensões de espaço e altura, contidas no memorial descritivo de estandes.
A Circular nº 2 traz mais detalhes do espaço.
6.1. PROJETOS ESPECIAIS (INSTALADOS POR TERCEIROS)
• Os estandes construídos deverão chegar ao Hotel acabados ou semiacabados. Não serão permitidos a utilização de cortes de madeira, serviços de solda, pintura no interior do Hotel;
• Todos os projetos deverão ser enviados à montadora oficial para análise e aprovação até o dia 04 de março de 2026. Qualquer possível alteração de projeto deverá ser comunicada previamente à montadora oficial para nova análise;
• O expositor ou montadora contratada assumirão o ônus e as consequências por quaisquer danos materiais, corporais ou estéticos causados;
• Somente será autorizada a entrada e início dos serviços de montagem de outras montadoras, para as empresas que tiverem quitado a taxa para a montadora oficial, bem como a aprovação prévia do projeto.
Os envios de todos os formulários que constam neste Manual (Circulares 3 e 4), e o comprovante de pagamento do RRT (Registro de Responsabilidade Técnica ou Anotação de Responsabilidade Técnica, do CAU- RJ ou CREA- RJ e a cópia da carteira do profissional (Arquiteto ou Engenheiro) responsável;
6.2. ATENDIMENTO AO EXPOSITOR
Para ter acesso ao espaço do evento, seja como expositor, prestador de serviço, montagem etc. é obrigatório efetuar a sua identificação.
Expositores deverão fazer o seu credenciamento na secretaria do evento. Montadoras deverão preencher a Circular nº 3 ‘’Formulário de cadastro das montadoras’’ .
6.3. SEGURANÇA E LIMPEZA
Durante o seminário teremos o serviço de segurança encarregado de cuidar do acesso a sala de exposição, porém a UTCAL não se responsabiliza por objetos de valor deixados no local.
Cabe ao expositor zelar pela limpeza de seu estande, uma vez que o colaborador do hotel não está autorizado a acessar o estande a menos que o expositor contrate um serviço exclusivo de limpeza de seu espaço.
6.4. ESTACIONAMENTO DOS EXPOSITORES
O Hotel Windsor Barra, oferece estacionamento no local e o pagamento deverá ser feito diretamente pelo participante do evento ao hotel. A UTCAL não tem qualquer tipo de gerência sobre o serviço prestado.
• CIRCULAR Nº1 PROCEDIMENTO PARA ENVIO DE MATERIAL PELO CORREIO
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular1
• CIRCULAR Nº2 DACTA STANDS – MEMORIAL DESCRITIVO DOS ESTANDES
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular2
• CIRCULAR Nº3 FORMULÁRIO DE CADASTRO DAS MONTADORAS
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular3
• CIRCULAR Nº4 TERMO DE RESPONSABILIDADE
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular4
• CIRCULAR Nº5 AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO DO STAND NA EXPOSIÇÃO
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular5
• CIRCULAR Nº6 LICENCIAMENTO ESTANDE JUNTO SECRETARIA DA FAZENDA
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular6
• CIRCULAR Nº1 PROCEDIMENTO PARA ENVIO DE MATERIAL PELO CORREIO
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular1
• CIRCULAR Nº2 DACTA STANDS – MEMORIAL DESCRITIVO DOS ESTANDES
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular2
• CIRCULAR Nº3 FORMULÁRIO DE CADASTRO DAS MONTADORAS
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular3
• CIRCULAR Nº4 TERMO DE RESPONSABILIDADE
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular4
• CIRCULAR Nº5 AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO DO STAND NA EXPOSIÇÃO
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular5
• CIRCULAR Nº6 LICENCIAMENTO ESTANDE JUNTO SECRETARIA DA FAZENDA
https://link.utcal.com.br/Summit2026-circular6
